gestione digitale della spesa

Tecnologie avanzate per la gestione digitale della spesa

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Per tutte le attività incentrate sulla vendita di prodotti, la voce di spesa maggiore è rappresentata dagli acquisti. Eppure gli strumenti utilizzati per gestirla non consentono di avere un controllo ottimale, generando una crescente insoddisfazione sia fra gli imprenditori che fra i manager. La soluzione è creare una suite di gestione digitale della spesa. Infatti, tramite la sincronizzazione dei dati e l’apprendimento automatico, consente di ottimizzare i processi ottenendo maggiori risparmi sui costi e una minore esposizione al rischio di impresa.

Gestione digitale della spesa, opportunità e sfide

Negli ultimi anni, la gestione della spesa è diventata ancora più complessa perché il mercato è sempre più dinamico e i modelli di business si evolvono rapidamente. Sono sempre più frequenti, infatti, i business che propongono i loro servizi unendo la vendita diretta agli abbonamenti ricorrenti. Un tipico esempio sono piattaforme Saas oppure la pratica del leasing estesa a moltissime tipologie di prodotti.

Lo spunto per questa riflessione sulla gestione della spesa è stato dato da una ricerca svolta da IDC intitolata “The Future of Spend Management: Approaches, Opportunities, and Challenges in a Digital World“. Lo studio ha interessato 800 intervistati provenienti da aree differenti del pianeta. Scopo dell’analisi era raccogliere informazioni sulle modalità di gestione della spesa e sulle principali sfide e/o esigenze insoddisfatte. Agli intervistati veniva chiesto infatti quali fossero:

  • le sfide legate al loro ruolo dirigenziale;
  • le esigenze più importanti;
  • le reazioni al concetto di Intelligent Spend Management.

Una delle principali domande ha riguardato la seguente questione: quale ruolo possono avere tecnologie avanzate come cloud, intelligenza artificiale e machine learning nel creare una gestione efficace delle spese aziendali? La risposta è stata che le aziende, per essere altamente competitive in mercati così dinamici, non possono più considerare la gestione della spesa solo come un compito operativo. Saper valutare attentamente i costi e gli investimenti assume un ruolo chiave che necessita di essere monitorato costantemente. Vediamo in maggiori dettagli quali sono le motivazioni.

gestire la spesa

La gestione della spesa secondo i metodi tradizionali

Gran parte delle aziende ancora oggi pianificano gli acquisti utilizzando strumenti obsoleti, in alcuni casi basandosi su supporti cartacei. In questo modo tutto il processo di gestione è lento e soggetto ad errori. Senza trascurare la difficoltà di analizzare i dati raccolti. Nella migliore delle ipotesi vengono utilizzati fogli di calcolo che si rivelano inefficaci. Infatti sono lo specchio di un processo che alla base è inefficiente perché occorre disporre di personale che si dedichi all’inserimento dei rati raccolti dopo averli estrapolati da varie fonti, con notevole dispendio di tempo e di energie che in un’azienda si traducono in maggiori costi.

A causa dei processi lenti e dispendiosi si perdono importanti opportunità di crescita e non sorprende che il 90% degli intervistati affermi che esiste un margine di miglioramento nel controllo della spesa. La crescente insoddisfazione deriva principalmente dal fatto che ogni dipartimento utilizza una moltitudine di software differenti con i quali gestisce il proprio lavoro. Ecco perché imprenditori e direttori esecutivi sono sempre più interessati a sfruttare sistemi che possano uniformare i processi. In questo modo sperano di riuscire ad esercitare un maggiore controllo e a prendere corrette decisioni strategiche basate su previsioni di spesa sempre più precise.

Le voci di spesa che sfuggono al controllo

Se non si riesce a far convergere tutti i flussi di lavoro in un unico luogo, il rischio è che i dati si sovrappongano o siano duplicati. Questo significa che è possibile che vi siano delle discrepanze rispetto alla reale fotografia del momento. Infatti le voci di spesa da prendere in considerazione in un’attività sono molteplici, fra le principali possiamo citare:

  • quelle essenziali per la produzione, come le materie prime o i componenti necessari per realizzare un prodotto. Vi rientrano anche i servizi necessari affinché si possa realizzare il prodotto finale come l’affitto di stabili o di macchinari;
  • il costo per la manutenzione degli impianti o i servizi aggiuntivi come ad esempio le assicurazioni dei veicoli o sull’attività;
  • le attività di formazione, gli eventi di settore, la partecipazione o l’organizzazione di conferenze;
  • le spese di rappresentanza;
  • le voci di spesa che riguardano la forza lavoro esterna come gli agenti, i fornitori di servizi, le agenzie di marketing e di consulenza;
  • i costi diretti per attività di promozione.

Alcune di queste voci possono incidere notevolmente sui profitti dal momento che si stima che in media, il 40-45% delle entrate di un’azienda è destinato alla sola spesa per gli acquisti (prodotti, personale e servizi). Una piattaforma di Intelligent Spend Management permetterebbe di ottenere dati aggiornati e uniformati oltre che il coordinamento tra le attività chiave. Qualsiasi tecnologia che affronti la sfida della gestione digitale della spesa deve essere in grado di raccogliere dati da tutte le aree: finanza, fornitori, marketing e assistenza clienti.

ingranaggi spesa digitale

Il vantaggio di un’unica piattaforma per la gestione digitale della spesa

Utilizzare strumenti datati è inefficace perché permette di disporre di informazioni solo sui singoli processi e in molti casi neppure in tempo reale. Una prospettiva che permette di porre rimedio ai problemi solo dopo che si verificano. Al contrario disporre di una visione di insieme consente di anticipare eventuali prima che accadanoPer la maggior parte delle aziende i dati a disposizione sono incentrati sul passato, non sul futuro del business. Questi problemi incidono sulla gestione delle spese e sulla capacità dell’amministratore di avere la necessaria visibilità sulle spese passate e una visione approfondita di quelle imminenti e previste.

Migliorare l’accuratezza e la completezza dei dati aiuta i dirigenti nella gestione del proprio lavoro. Infatti senza la possibilità di modellare le previsioni di spesa per mancanza di dati, le aziende perdono la capacità di adeguare rapidamente le previsioni di spesa ai cambiamenti o alle priorità. Inoltre le attività dirigenziali vengono spesso rallentate anche dal fatto che l’intero processo decisionale è soggetto agli eccessivi carichi di lavoro dei manager. Una situazione tipica è quella in cui sono richiesti livelli multipli di autorizzazioni per ogni spesa, anche per acquisti che non sono strategici o di valore.

Si calcola che circa l’80% del tempo impiegato dai manager viene dedicato ad attività finanziarie di livello inferiore quali fatture e contabilità, richieste di acquisto e gestioni dei fornitori. Le tecnologie hanno il potenziale per automatizzare molte di queste attività di livello inferiore e di liberare risorse preziose a livello organizzativo per consentire di concentrarsi quasi esclusivamente su compiti strategici di livello superiore.

Funzionalità più apprezzate della spesa intelligente

Ben il 95% degli intervistati ha affermato che probabilmente nei prossimi due anni è disposto a investire e implementare una piattaforma di Intelligent Spend Management.

In particolare le aspettative sono tutte rivolte a cercare modalità efficaci ed efficienti di gestire la spesa che permettano di:

  • identificare i colli di bottiglia dei processi decisionali e le cause che lo generano;
  • migliorare il coordinamento e la collaborazione tra più dipartimenti aziendali;
  • ottenere reportistica in tempo reale.

Un’efficace gestione della spesa diventa un motore per innovazione e crescita.

Una sfida da sfruttare efficacemente

Diventa dunque prioritario disporre di un sistema centrale che

  • si integri nei sistemi ERP esistenti;
  • unifichi e armonizzi i dati;
  • permetta alle aziende di disporre di una visione reale della spesa.

Ecco perché digitalizzare i processi di gestione della spesa sta diventando di principale interesse per molte imprese. Soprattutto per quanto riguarda i sistemi semiautomatizzati che gestiscono le relazioni e al contempo permettono un controllo dei costi, consentendo di selezionare in modo più efficace le giuste fonti di approvvigionamento.

Ad esempio elevati costi che potrebbero manifestarsi in fase di inventario, potrebbero essere l’occasione per cercare fornitori alternativi, soprattutto per quelle aziende che vendono al dettaglio prodotti con una rapida rotazione. Rinegoziare i contratti permette ad esempio di avere sempre a disposizione le tariffe migliori e riduce il rischio aziendale. Disporre di un database e di uno storico dei fornitori riduce inoltre il rischio di dipendenza da un unico canale di approvvigionamento e garantisce che le aziende ottengano il massimo valore dai loro fornitori di servizi.

Tecnologie chiave per la gestione della spesa digitale

Per raccogliere e classificare le voci di spesa e per avere un’analisi dei dati uniforme, si possono adottare diverse tecnologie fra le quali:

  • API per permettere l’interazione con le piattaforme esterne come i fornitori di servizi o le banche. In questo modo non si devono utilizzare più report che provengono da fonti diverse e si avrà un reale controllo unificato sulle varie voci di spesa;
  • automazione del flusso di lavoro grazie all’intelligenza artificiale. Utilizzabile ad esempio per rendicontare le spese, emettere i rimborsi e per gestire le relazioni con i fornitori;
  • processi automatici (RPA) basati su regole impostate. Utili per monitorare le forniture, gestire la contabilità o valutare i servizi. Strumenti che agiscono come occhi e orecchie del dipartimento di gestione della spesa, perché scansionano i dati presenti su sistemi diversi alla ricerca di eventuali anomalie;
  • soluzioni basate su cloud computing. Usate per configurare, aggiornare e aggiungere più strumenti possibili e per conservare i dati in maniera ottimale.

Queste tecnologie inaugurano una nuova era in cui vengono integrati i tradizionali processi di gestione con algoritmi di intelligenza artificiale e di machine learning. L’obbiettivo è non solo quello di ottenere un approccio unificato e una riduzione dei costi, ma soprattutto ottimizzare le risorse, migliorando i dati legati ai flussi di gestione della spesa.

Incorporare tutti i flussi di lavoro che riguardano le voci di spesa in un sistema unificato, permette inoltre di condividere i dati e di integrare i processi. Inoltre consente di:

  • offrire soluzioni flessibili in grado di innovare rapidamente man mano che si evidenzino nuove problematiche o che qualche settore sia in rapida espansione;
  • adattarsi a differenti modelli di business o culture aziendali;
  • pianificare strategie di crescita e di espansione in nuovi mercati.

la gestione digitale della spesa

Possibili scenari della trasformazione digitale

Le organizzazioni stanno investendo in tecnologie che permettano di aumentare il controllo sulla spesa corrente e sui processi di gestione. Principalmente sono tre le aree in cui le imprese prevedono di fare maggiori investimenti:

  1. il controllo incrociato degli ordini di acquisto, delle fatture e dei contratti per verificare il rispetto:
    1. delle tempistiche,
    2. della qualità e della tipologia del prodotto o servizio,
    3. del prezzo stabilito;
  2. indirizzare i dipendenti al rispetto delle politiche aziendali per quanto riguarda:
    1. i limiti di spesa,
    2. i metodi di pagamento accettati,
    3. le condizioni richieste quando si organizza un viaggio di lavoro o si devono effettuare spese per forniture e servizi;
  3. impedire la ricezione di più fatture provenienti da diversi canali, col rischio di effettuare pagamenti duplicati o di richiedere più volte lo stesso servizio (il caso ad esempio di abbonamenti Saas o di spazi cloud).

Un altro importante aspetto spesso trascurato per mancanza di dati è il fatto che le aziende vogliono essere in grado di monitorare la qualità del lavoro dei fornitori di servizi. Infatti oltre alle attenzioni dedicate alla gestione digitale della spesa, si cerca anche di verificare quanto i fornitori e i partner siano in linea con i valori aziendali. Ultimo punto, ma non meno importante è il fatto che grazie all’innovazione migliora anche il servizio clienti. Unna gestione semplificata dei processi interni permette di rimanere concentrati sul cliente non dovendo disperdere eccessivi sforzi e risorse nella gestione dei flussi commerciali.

Conclusioni

Dallo studio promosso da IDC è emerso che tra gli imprenditori e i manager di più alto livello vi è una profonda insoddisfazione per lo stato attuale della gestione della spesa. L’utilizzo dell’intelligenza artificiale e della machine learning vengono percepiti come un’ancora di salvezza che consenta di migliorare i processi aziendali in modo significativo. Tecnologie innovative che garantiscano un maggiore controllo sui flussi di lavoro per la gestione della spesa e che al contempo permettano una maggiore automazione:

  • nelle relazioni con i clienti e i fornitori;
  • nella gestione degli acquisti e delle fonti di approvvigionamento;
  • nella negoziazione delle tariffe.

Un approccio unificato, scalabile e pratico consente di avere dati sempre aggiornati e aiuta a pianificare le spese operative e le previsioni di budget. Strumenti nato per ridurre i costi ma che sono in grado di generare valore.

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