software per call center outbound

Software per call center outbound: guida alla scelta

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I call center outbound hanno lo scopo di intercettare i propri clienti e vendere prodotti o servizi tramite una telefonata. Tu che gestisci un contact center di questo tipo, sai benissimo che oggi vendere è più difficile rispetto al passato: la concorrenza è spietata e i consumatori meno propensi ad ascoltare e accettare le tue offerte.

In questo contesto, scegliere un software per call center outbound adatto alle tue esigenze è fondamentale. Ma quali sono le caratteristiche da ricercare? Come orientarti tra le proposte del mercato? Rispondiamo subito alle tue domande: leggi la nostra guida alla scelta!

Call center outbound: di quale software hai bisogno?

Oggi il mercato offre diverse soluzioni informatiche per call center outbound, tuttavia solo alcune rispondono a precise esigenze gestionali e operative. Ma quali sono le caratteristiche a cui non puoi rinunciare? Vediamole subito.

Innanzitutto, un buon software deve permettere a te e ai tuoi collaboratori di:

  • pianificare le attività giornaliere tramite un calendario corredato da alert
  • ridurre i tempi di attesa tra una telefonata e l’altra, e snellire i tempi morti in generale
  • facilitare la gestione di ogni chiamata
  • gestire efficacemente clienti effettivi e potenziali
  • riuscire a evitare o affrontare con successo le obiezioni

In parole povere, un programma efficiente permette di gestire con successo le chiamate in uscita verso i clienti acquisiti ma anche verso prospect e lead. Se lead sono consumatori potenzialmente interessati ai tuoi prodotti, che ancora non hanno manifestato interesse per la tua azienda, i prospect hanno già fatto la loro prima mossa”  cioè sono già venuti a contatto con la tua azienda o con i prodotti/servizi che vendi.

In quale modo?

  • si sono iscritti alla tua newsletter
  • hanno compilato un form per avere maggiori informazioni su ciò che offri
  • hanno contattato un operatore
  • ti hanno fatto una domanda tramite il tuo profilo social aziendale
  • hanno inviato un e-mail

Un buon software per call center outbound ti permette quindi di gestire il consumatore in ogni fase del cosiddetto ciclo di vendita. I programmi di questo tipo si chiamano CRM (Customer Relationship Management) pensato proprio per gestire la relazione con il cliente.

Sicuramente il programma che sceglierai dovrà integrarsi ai diversi canali usati dalla tua azienda: social network, chat, casella di posta elettronica, sito web e così via. In questo modo, tu e gli operatori avrete sempre sotto controllo la situazione del cliente. In base a tale integrazione, ci sarà poi una dettagliata profilazione dei contatti e un relativo database da consultare e aggiornare all’occorrenza.

Software per call center outbound: non solo clienti, ma anche attività interne!

Oltre a questo aspetto, ti consigliamo di selezionare un programma che ti permetta di monitorare le attività interne della tua azienda. In particolare dovrebbe poterti permettere di:

  • registrare l’esito delle chiamate, segnalando quando il contratto è stato chiuso
  • avere a disposizione lo stato di ogni pratica attiva
  • fissare appuntamenti per i venditori
  • monitorare l’andamento delle campagne

Inoltre, è fondamentale avere a disponibilità un sistema VoIP (Voice over Internet Protocol) che rispetto alla telefonia tradizionale (PSTN – Public Switched Telephone Network) ha numerosi vantaggi: per esempio, il costo di chiamata è nettamente migliore, permette di effettuare chiamate di gruppo o videoconferenze, oppure si può usare anche in dispositivi mobili come tablet e smartphone. Infatti, oggi la maggior parte del call center lavora con sistemi VoIP integrati al software di gestione.

Le facilitazioni aggiuntive: meglio non rinunciare a nulla!

Quelli appena elencati erano i requisiti che ogni software per call center outbound dovrebbe possedere. Ma, naturalmente le esigenze di un’azienda sono le più disparate. E allora perchè rinunciare ad ulteriori funzionalità? In questo capitolo vogliamo fare luce anche su quelle funzioni che permettono di snellire il lavoro degli operatori telefonici e della tua impresa in generale:

  • IVR – Interactive Voice Response: mette in linea in modo automatico l’operatore libero ai numeri da contattare, senza il bisogno che venga fatta alcuna composizione manuale. Contemporaneamente all’inizio della chiamata, un buon software avvia l’interfaccia dell’utente connesso. In questo modo, l’operatore ha davanti agli occhi tutti i dati del suo interlocutore e può gestire in modo efficace la telefonata. Questa funzione permette anche di risparmiare il tempo necessario tra una telefonata e l’altra.
  • Software in cloud: il software può essere usato senza installarlo, in particolare se non si dispone di spazio all’interno per i server aziendali.
  • Criptazione: se si lavora con una soluzione in cloud si deve tenere ancora più in considerazione il bisogno di rendere tutte le informazioni sicure. Perciò il software dovrà essere ancora più stabile e dare la possibilità di criptare ogni dato in entrata e in uscita.

Queste erano le caratteristiche che dovrebbe assicurarti un buon software per il tuo call center. Ora che le conosci non ti rimane che cercare il tuo fornitore. Anzi, non hai bisogno di fare neanche quello: ci hai già trovati.

Il nostro team è pronto ad offrirti una soluzione personalizzata per il tuo contact center: scopri subito cosa possiamo fare per te!

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