Software per call center

Software CRM per call center: come scegliere quello giusto

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Quando si valuta l’acquisto di un software CRM per call center è necessario cercare uno strumento che consenta di avere sotto controllo sia la gestione tecnica che quella operativa, senza trascurare il fatto che debba poter gestire tutti gli aspetti economico/finanziaria.

In questo modo è possibile attuare una gestione completa di tutti i processi aziendali migliorando l’efficienza grazie alla riduzione dei costi e all’ottimizzazione delle fonti di profitto.

Se hai deciso di avviare un’attività di call center o vuoi migliorare il lavoro in un centro esistente, allora è il momento di introdurre il CRM più adatto alle tue esigenze. Ma quali sono le caratteristiche da considerare? Ne parliamo in questo articolo, dandoti utili consigli per trovare il software alleato del tuo successo!

Il vantaggio di un software CRM per call center

La gestione di un Call Center è molto complicata. Fra le principali operazioni da svolgere quotidianamente le principali sono:

  • monitorare la produttività degli operatori telefonici,
  • ottimizzare i sistemi di distribuzione automatica delle chiamate,
  • avere un’efficiente archiviazione dei nominativi dei clienti e dei relativi contratti,
  • poter controllare l’andamento aziendale.

Si tratta di attività che in precedenza venivano gestite spesso tramite fogli Excel. Tuttavia tenere correttamente aggiornati i dati dei clienti diventava difficoltoso soprattutto man mano che i volumi diventavano sempre più importanti.

Inoltre bisogna considerare che, all’interno di un’azienda, ogni specifica attività come il marketing, la vendita o l’assistenza clienti, veniva svolta in modo autonoma. Ogni team riportava i propri risultati e la comunicazione con gli altri dipartimenti aziendali era pressoché nulla.

Oggi fortunatamente, esistono software CRM per call center di ultima generazione che aiutano a gestire con successo sia le chiamate in entrata che quelle in uscita. In base alle decisioni dei manager, il singolo operatore può lavorare ad un tipo di campagna per volta oppure ad entrambe contemporaneamente.

Ogni operatore del contact center ha a disposizione un’interfaccia intuitiva e funzionale sia per le campagne inbound che per quelle outbound e ha la possibilità di recuperare ogni informazione necessaria a svolgere al meglio il lavoro da svolgere.

L’obiettivo è quello di ridurre il più possibile i tempi di acquisizione delle informazioni e della gestione di chiamata. In un’unica soluzione sono disponibili tutte le funzionalità necessarie per gestire l’utenza, dal primo contatto fino alla conclusione del contratto.

In questo modo la gestione dei clienti e degli stessi operatori è molto più fluida, automatica e in definitiva più produttiva.

Tutto in unico software

Il primo aspetto da considerare è che il software deve poter essere utilizzato a tutti i livelli aziendali, partendo dai manager fino agli operatori. Ogni membro dell’azienda, in base al proprio ruolo, deve avere distinti accessi oltre che gestire interfacce personalizzate in base alle funzioni che svolge.

Non bisogna dimenticare che anche i clienti devono poter avere accesso ad una parte del CRM. Magari per controllare lo stato del contratto o di un eventuale ticket aperto, oppure ancora per richiedere assistenza.

Sotto questo aspetto Argia, il CRM è sviluppato da Roixter, è il tuo miglior alleato. Gestisce infatti tutti i processi del tuo Call Center consentendo agli operatori di svolgere il proprio lavoro in modo efficiente ed economicamente vantaggioso. Il tutto senza dimenticare il vantaggio che l’azienda committente ha la possibilità di disporre di un sistema di tracciamento di ogni fase della relazione addetto/cliente.

Interfaccia funzionale e intuitiva

I vantaggi di adottare Argia di Roixter nel tuo call center partono dall’enorme supporto fornito agli operatori telefonici. Infatti tutti (ognuno secondo il proprio ruolo) possono registrare o leggere specifiche informazioni in tempo reale e condurre così la trattativa con il cliente in modo più efficace.

All’avvio della chiamata è possibile riconoscere il numero telefonico e associarlo all’eventuale contatto già esistente in rubrica. In questo modo l’operatore dispone di un’interfaccia che riassume in breve i dati dell’interlocutore, i suoi eventuali problemi pregressi, le soluzioni adottate e così via.

L’addetto ha sempre ben chiara la situazione e può aiutare al meglio l’interlocutore, magari fornendogli le informazioni desiderate (nel caso dell’inbound marketing) o proponendo offerte commerciali personalizzate (nel caso dell’outbound marketing).

Nel prossimo paragrafo abbiamo stilato un elenco di caratteristiche che, in base a specifiche esigenze, non possono mancare ad un buon CRM. Vediamo in dettaglio quali sono.

Le principali funzioni di un software CRM per call center

Innanzitutto occorre fare una precisazione: non esiste il software CRM per call Center perfetto per tutti. Ogni Contact Center, in base al numero di addetti e al tipo di commessa che gestisce, ha esigenze specifiche. Ecco perché Roixter, tra i diversi prodotti, propone anche delle soluzioni personalizzate che ogni azienda può costruire in base alle proprie ncessità.

Tuttavia ci sono alcune caratteristiche che è importante prendere in considerazione, ad esempio:

  • creazione e aggiornamento delle anagrafiche. La tua azienda ha già un ampio database di contatti? Allora avrai bisogno di un programma che ti permetta di registrarli tutti in modo veloce, modificando le schede, aggiungendo informazioni e inserendo note. Argia di Roixter consente l’archiviazione e l’aggiornamento dei dati in totale sicurezza. Ogni dettaglio viene correttamente registrato perché può migliorare la relazione col cliente e il successo di un’eventuale vendita.
  • evitare errori nella registrazione dei contatti. Il tuo database di clienti è conservato all’interno di un Foglio Excel o altro formato simile? Allora è necessario adottare una soluzione che permetta l’importazione automatica dei contatti. Questo ti farebbe risparmiare molto tempo, e non dovresti inserire ogni nominativo a mano, rischiando anche di commettere errori di battitura.
  • un’unica soluzione per l’inbound e l’outbound marketing. Il tuo call center svolge sia un’attività di inbound che di outbound marketing? Argia permette di condurre entrambe le tipologie di business in modo molto intuitivo. Potrai gestire chiamate in entrata ed uscita in modo molto facile.
  • 100% personalizzabile. Hai necessità di gestire processi specifici per il tuo settore? Il software Argia può essere modificato in base alle tue esigenze implementando le funzionalità che ti occorrono.
  • verifica immediata dello stato dei contratti. Tutte le anagrafiche sono raggiungibili in pochi passaggi, così da poter procedere con verifiche veloci fornendo supporto immediato agli utenti.

Argia la soluzione su misura per il tuo Call Center

Un unico sistema per la gestione del cliente o lead via telefono, email, chat, SMS. Tutta la reportistica e gli indicatori chiave di performance (KPI) in tempo reale a portata di mano. La sicurezza che i tuoi dati sono completamente al sicuro. Il tutto ottimizzato dal fatto che Argia di Roixter è integrabile con sistemi che già utilizzi.

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