Software per call center

Software per call center: come scegliere quello giusto

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Sotto il cappello software per call center si trovano software di diversa natura che sono indispensabili per la gestione tecnica, per quella operativa e naturalmente per quella economico/finanziaria. Infatti, se i software sono ormai strumenti fondamentali per la gestione dei processi aziendali di qualsiasi azienda, i software per call center si sono rivelati cruciali per migliorare drasticamente l’efficienza aziendale, riducendo i costi e migliorando i guadagni.

Esistono tante applicazioni specifiche per i call center, per esempio i CRM – Customer Relationship Management – che sono usati sia nei contact center outbound, sia in quelli inbound e vengono sfruttati anche per monitorare la produttività degli operatori telefonici. Poi ci sono i software PBX per la centrale telefonica (il cuore del sistema), sistemi di distribuzione automatica delle chiamate, ecc.

Se hai deciso di avviare un’attività di call center o vuoi migliorare l’efficacia di un centro esistente, allora è il momento di introdurre il CRM adatto alle tue esigenze. Ma quali sono le caratteristiche da considerare? Ne parliamo in questo articolo, dandoti utili consigli per trovare il software alleato del tuo successo!

Il ruolo del software per call center: ecco perché non puoi farne a meno di un CRM

Un tempo i nominativi dei clienti e i relativi contratti erano raccolti all’interno di pesanti faldoni: polverosi e spesso indecifrabili. Risultato? Molti contatti andavano persi, e spesso gestire un call center era davvero difficile.

Poi si è passati a Fogli Excel, ma anche in questo caso tenere correttamente aggiornati i dati dei clienti era un’utopia.

Oggi fortunatamente, esistono software per call center di ultima generazione che aiutano a gestire con successo sia le chiamate in entrata che quelle in uscita e tutti i processi di un call center. Parliamo proprio dei CRM, programmi in grado di rendere la gestione di clienti e operatori molto più fluida, automatica e quindi produttiva.

Ma quali sono le caratteristiche principali di un CRM per call center?

Il primo software per call center di cui vogliamo parlare è il CRM, perché consente agli operatori di svolgere il lavoro in modo efficiente ed economicamente vantaggioso, e all’azienda committente di avere un tracciamento di ogni aspetto della relazione.

Partiamo dall’enorme supporto agli operatori telefonici del call center. Infatti tutti (ognuno secondo il proprio ruolo) possono registrare o leggere specifiche informazioni in tempo reale e condurre così la trattativa con il cliente in modo più efficace. Per esempio, molti CRM all’avvio della chiamata riescono a riconoscere il numero telefonico e associarlo all’eventuale contatto già esistente in rubrica: riescono così a mostrare un’interfaccia che riassume in breve i dati dell’interlocutore, ma anche i suoi eventuali problemi pregressi, obiezioni e così via.

In questo modo, l’operatore ha sempre ben chiara la situazione e può aiutare al meglio l’interlocutore, magari fornendogli le informazioni desiderate (nel caso dell’inbound marketing) o proponendo offerte commerciali personalizzate (nel caso dell’outbound marketing).

Questo è solo un esempio, in realtà il mercato dei software per call center  di tipo CRM è molto vasto, e ogni call center può trovare una soluzione specifica basata sulle proprie necessità.

Anche tu sei alla ricerca di un programma che supporti te e tutto il tuo team? Abbiamo stilato un elenco di caratteristiche che, in base a specifiche esigenze, non possono mancare ad un buon CRM. Continua a leggere: ti aiuteranno a scegliere.

Se ha queste qualità, allora è quello giusto per te!

Innanzitutto, non esiste il software perfetto per tutti, ognuno deve trovare il suo. Ecco perché Roixter, tra i diversi prodotti, propone anche delle soluzioni personalizzate che ogni azienda può costruire in base alle proprie esigenze.

Vediamo ora quali sono le qualità da prendere in considerazione a seconda delle necessità:

• La tua azienda ha già un ampio database di contatti? Allora avrai bisogno di un programma che ti permetta di registrarli tutti in modo veloce, modificando le schede dettagliate, aggiungere informazioni e inserire note. Ogni dettaglio deve essere registrato perché può migliorare la relazione col cliente e il successo di un’eventuale vendita.

• Il tuo database di clienti è conservato all’interno di un Foglio Excel o altro formato simile? Allora potresti proiettarti verso una soluzione che permetta una importazione automatica dei contatti. Questo ti farebbe risparmiare molto tempo, e non dovresti inserire ogni nominativo a mano, rischiando anche di commettere errori di battitura.

• Il tuo call center svolge sia un’attività di inbound marketing che di outbound marketing? Esistono tanti software che permettono di condurre entrambe le tipologie di business in modo molto intuitivo. Affidati ad una soluzione di questo tipo, e potrai gestire chiamate in entrata ed uscita in modo molto facile.

• Devi gestire un numero importante di operatori? Allora, durante la scelta assicurati che tutte le linee siano supportate e che il software sia stabile anche quando deve gestire massicce informazioni in contemporanea. Magari potresti chiedere di testare l’applicazione prima di acquistarla.

• Gestisci altre tipologie di processo, magari specifiche per il tuo settore? Assicurati che il software possa essere modificato in base alle tue esigenze. Esistono infatti molte aziende che offrono una soluzione base che può essere implementata con funzionalità specifiche.

Queste erano solo alcune delle considerazioni da fare quando si scegliere un CRM per call center.

E tu vuoi trovare la soluzione ideale per te? Allora contattaci, potremmo essere proprio noi gli alleati del tuo successo. Parlaci del tuo progetto, raccontaci le tue esigenze e costruiremo la proposta commerciale più consona per le tue esigenze.

Ti aspettiamo!

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