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Soluzione software per call center outbound: 5 elementi fondamentali

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Sei un imprenditore e stai valutando l’acquisizione di un nuovo software per call center outbound da utilizzare nella tua azienda? Cerchi una soluzione che semplifichi il lavoro degli operatori in modo da sfruttare al meglio le attività lavorative?

Oggi puoi coniugare la bravura dei tuoi collaboratori alle opportunità offerte da un software CRM in modo da poter gestire in maniera ottimale le chiamate in uscita verso i clienti, potenziali ed effettivi. Ma quali sono gli elementi fondamentali che non possono mancare ad un software davvero performante? In questo articolo te ne indichiamo cinque che possono aiutarti a prendere la decisione migliore per il tuo call center.

Perchè aprire un Call Center?

Oggi l’attività di un Call Center non riguarda esclusivamente le aziende specializzate in assistenza clienti o azioni di telemarketing. In un mercato in cui l’utente può scegliere di acquistare in ogni parte del mondo la customer service e la customer experience ricoprono una posizione fondamentale.

Ecco perchè anche le piccole e medie imprese devono poter offrire un servizio che sappia coniugare le capacità di relazione con il pubblico a sempre più complete competenze tecniche grazie alle quali risolvere eventuali problematiche. Nel tuo Call Center puoi trarre vantaggio da questa situazione lavorando su commissione anche per realtà non molto grandi svolgendo attività outbound per:

  • fornire informazioni e servizi di assistenza clienti;
  • effettuare attività di vendita online;
  • realizzare indagini di mercato.

Software per call center, semplifica le tue attività

Fra i tanti vantaggi di avviare un’attività di Contact Center vi è la possibilità di sfruttare lo smart working, ovvero il lavoro agile da casa. Per attuarlo avrai necessità di organizzare il lavoro a distanza attraverso software gestionali che consentano all’operatore di operare in maniera indipendente. Argia è la nostra soluzione in grado di gestire e monitorare il lavoro dei tuoi collaboratori oltre che le telefonate in uscita o in entrata. Totalmente personalizzabile e altamente performante, fra le varie attività ti consente di:

  • organizzare attività e calendari per pianificare le attività quotidiane;
  • velocizzare l’acquisizione delle informazioni;
  • creare schede clienti e aggiornare, modificare o catalogare dati;
  • monitorare i processi aziendali realizzare report giornalieri sull’andamento del lavoro.

Dall’archiviazione dei dati alla gestione dei contenuti, dalle mail ai messaggi e agli ordini, dalle schede clienti all’operato dei venditori, tutto viene costantemente aggiornato e monitorato. Per gestire in maniera integrata tutte queste informazioni avrai necessità di adottare un software per call center che abbia delle caratteristiche specifiche, vediamo più in dettaglio quali sono.

1 – Integrazione di tutti i canali usati nel call center

Il primo requisito imprescindibile di un software per contact center è la possibilità di integrare in un’unica interfaccia tutti i canali usati in azienda come e-mail, telefono, chat, social. Infatti le modalità con le quali un utente entra in relazione con l’azienda non sono lineari. ma è necessario creare diversi touchpoint con i quali instaurare un dialogo costante con il consumatore.

Si è iscritto alla tua newsletter? Ha compilato un form nel tuo sito web, chiedendo di essere contattato per maggiori informazioni? Ha risposto ad una Call To Action presente in una Landing Page? Qualunque sia il canale prescelto diventa poi necessario archiviare in modo univoco ed organizzato tutti le informazioni raccolte, in modo da capire in che modo il potenziale cliente si è interessato ad un prodotto o servizio.

2 – Integrazione con il CRM

Un altro fattore importante è legato all’integrazione tra software gestionale e CRM. Mentre il primo ti permette di gestire tutti i processi aziendali, mentre il secondo è focalizzato sulla gestione del cliente. In poche parole, diventa il database di contatti che via via vengono profilati anche in base alle azioni di marketing effettuate. In questo modo potrai gestire in modo sicuro e preciso tutti gli aspetti relativi ai potenziali clienti e alle campagne messe in atto.

Ogni volta che un operatore effettua una chiamata verso un prospect, ovvero il consumatore potenzialmente interessato alla tua offerta commerciale, conoscendo a quali messaggi un utente è stato più sensibile, ha maggiori possibilità di chiudere positivamente un contratto. Senza un’azione sinergica non è possibile avere uno storico e ogni telefonata viene affidata esclusivamente alle competenze dell’operatore.

3 – Creazione della reportistica

Sfruttare le telefonate per cercare potenziali clienti a cui proporre i propri servizi è un’arma validissima per aumentare il fatturato aziendale. Tuttavia questo processo va gestito efficacemente attraverso agende, ricontatti e operatori disponibili e cordiali.

L’integrazione tra il software, i canali e il CRM permette di creare una reportistica dettagliata su diversi aspetti quali:

  • l’andamento e i risultati delle campagne di marketing;
  • la quantità di chiamate effettuate e gli esiti;
  • il numero di appuntamenti con gli agenti fissati;
  • il totale di vendite portate a buon fine.

Un software performante è quello che periodicamente invia un Report dettagliato per tenere sotto controllo l’andamento di ogni azione promozionale e di vendita. Argia, la soluzione promossa da Roixter consente di tracciare ogni attività. In qualunque momento, tutti i componenti del team aziendale e in particolare i manager, possono disporre di una reportistica puntuale sul raggiungimento degli obiettivi aziendali.

4 – Tecnologia VoIP

Veniamo ad un’altra importante esigenza di un call center outbound: la disponibilità di un sistema VoIP integrato. VoIP è l’acronimo di Voice over Internet Protocol e si differenzia rispetto alla tradizionale linea telefonica per il costo di chiamata minore e per altre importanti caratteristiche come:

  • inoltro di chiamata;
  • chiamate di gruppo;
  • videoconferenze;
  • utilizzo in mobilità;
  • integrazione con tablet e PC.

Ormai la maggior parte dei call center sfrutta la tecnologia VoIP per contattare i propri clienti.

5 – Interactive Voice Response e Predictive Dialer

L’ultimo requisito (anche se la lista sarebbe ancora lunghissima) è la disponibilità del cosiddetto IVR (Risposta Vocale Interattiva) che permette di impostare risposte automatiche, soprattutto per persone che telefonano per la prima volta. A queste persone vengono fatte delle domande standard che serviranno per capire meglio di quale servizio o offerta hanno bisogno.

Accanto a questo, un buon software è dotato di Predictive Dialer, ovvero una funzionalità che permette di attivare direttamente la chiamata agli operatori liberi. In questo modo si riducono i tempi di attesa tra una chiamata e l’altra.

Queste erano le 5 caratteristiche fondamentali da cercare in un software per call center. Ora non ti rimane che acquisire la soluzione migliore per la tua azienda. Ma a chi rivolgerti? NOI siamo disponibili! 

Il nostro team di sviluppatori e consulenti è pronto ad affiancare per creare il software costruito su misura per il tuo call center. Possiamo implementare le funzionalità appena descritte o aggiungerne delle altre. Scopri la nostra soluzione personalizzata per gestire in maniera efficiente la tua attività!

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